YOOZ – Factura electrónica en España: la nueva normalidad


El pasado 29 de septiembre se publicaba, al fin, en el BOE la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, la nueva Ley CREA y CRECE, en vigor desde el 19 de octubre. Su objeto es impulsar la creación y el crecimiento empresarial y para ello adopta medidas para agilizar la constitución de empresas, para reducir la morosidad comercial o facilitar el acceso a la financiación. Entre ellas, la posibilidad de constituir una empresa en menos de 24 horas y con sólo un euro de capital social, castigar sin subvenciones públicas a las empresas morosas que no cumplan los plazos legales de pago (y la inclusión preceptiva de su periodo medio de pago en la memoria económica) o establecer la obligatoriedad de la facturación digital (con sanciones de hasta 10.000 euros por su incumplimiento).

El asunto se ha ido cocinando lento, pero ya está culminado y no hay marcha atrás, desde que en 2010 se empezara a hablar en el Parlamento Europeo de la conveniencia de digitalizar la economía y la automatización de las compras y facturas en tiempo real: “La Comisión quiere que la facturación electrónica se convierta en el principal método de facturación en Europa para 2020”. Así, tras diversos estudios y debates, en 2014 se decidió empezar por las administraciones públicas (B2G) y entraba en vigor la Directiva Europea 2014/55/UE que establecía la obligatoriedad de la relación electrónica en los temas de contratación pública y la automatización del intercambio de datos de facturación en un formato estructurado.

Países como Alemania, Italia o Francia tenían claro los beneficios de este modelo para sus economías, y especialmente sus sistemas tributarios, y fueron de los primeros en transponer la directiva a sus legislaciones nacionales, yendo un paso más allá y estableciendo en el horizonte cercano la facturación electrónica también obligatoria en las relaciones entre empresas (B2B).

Este entusiasmo no es pasajero, el 10 de febrero de 2022 la Presidencia francesa del Consejo de la Unión Europea celebraba una conferencia titulada precisamente “La facturación electrónica: una palanca para la transformación digital de las empresas y la administración”, con vistas a extender su homogeneización a nivel europeo. Laura Castelli, viceministra de Economía y Hacienda, afirmaba: “La facturación electrónica es una herramienta muy compleja pero muy útil. (…) Nos ha ayudado a reducir el fraude del IVA en un 20%, a recaudar recursos que nos han permitido mejorar nuestras políticas financieras (…), y durante la pandemia, pudimos entender a qué empresas ayudar y a cuáles les iba bien. También hemos ampliado con éxito la facturación electrónica a las pequeñas empresas. Las propias pequeñas empresas nos lo han pedido porque se han dado cuenta de los beneficios que les reporta”.

Y entre tanto, ¿qué ha estado haciendo España al respecto? Pues desde luego, no se ha dormido en los laureles. Al igual que sus homólogos europeos, España está aclarando el marco normativo para la facturación electrónica, y ya desde 2015 es obligatorio que todas las facturas enviadas a las administraciones públicas deban desmaterializarse en un formato específico. Esto en cuanto a los intercambios B2G; respecto al B2B, en 2021 el Consejo de ministros aprobaba el proyecto de ley “de creación y crecimiento de empresa” que incluye nuevos aspectos sobre facturación electrónica ampliando la obligación de emitir facturas electrónicas a todas las empresas a los autónomos en sus relaciones comerciales y que modifica la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la información.

Esta iniciativa forma parte del “Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia”, el paquete de ayudas financiado por la Unión Europea dentro de los fondos NextGenEU para mitigar el impacto económico y social originalmente de la pandemia, y ahora de la crisis energética y la escalada de la inflación y los tipos de interés. Como se ha dicho, con la generalización de la factura electrónica se pretende además fomentar la digitalización de las empresas y estimular el crecimiento empresarial, luchar contra la morosidad y la opacidad en las transacciones comerciales.

La bola ha echado a rodar, y el calendario de aplicación establece dos grupos en función del tamaño de las empresas: en una primera fase las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros, que tienen hasta el 19 de octubre de 2023 de plazo para su adecuación a la normativa; y el resto de empresas, incluyendo pymes, micropymes y autónomos, en una segunda fase que tendrán de plazo hasta el 19 de octubre de 2025. Sin embargo, estas disponen dentro del Kit Digital promovido por las NextGenEU de subvenciones específicas AHORA para adaptarse a un coste muy reducido (hasta 1.000 euros en empresas de menos de tres trabajadores).

España se reafirma así y se suma a la lista de países que han optado por la generalización de la facturación electrónica B2B (Italia, Francia, Polonia y hasta Albania) anticipando el cambio que viene y cogiendo la ola en el momento justo. Según datos que ha hecho públicos Seres en un estudio, el volumen de facturas electrónicas generadas ya en 2021 roza los 300 millones, con un aumento del 28% respecto a 2020. Por tipo de actividad, las empresas del sector retail y la industria manufacturera son las que más emplean la facturación electrónica, tanto en la emisión como en la recepción, donde engloban más la mitad de la recepción en nuestro país. El sector de la automoción y de la construcción son también bastante activos en el uso de factura electrónica. Sin duda estamos en el buen camino y el siguiente paso estará encaminado a la eliminación del cash y a la implicación de los consumidores en este servicio (B2C). Pero para eso habrá que esperar unos cuantos años más.

Por Cecilia Olaso, responsable de Marketing de Yooz.

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Anticipar la ola y sus retos

Las facturas y los acuses de recibo electrónicos deberían convertirse en la nueva normalidad. La introducción de esta normativa será gradual, pero su aplicación supone un cambio nada trivial. Según algunos cálculos efectuados en el sector, el coste medio de procesamiento de una factura de proveedor en papel en una empresa se sitúa en 13,8 euros, mientras que el importe medio de una factura electrónica es de tan solo 4 euros, por lo que hay un ahorro significativo de 9,8 euros. En el caso de una compañía cuyo volumen de facturas se sitúe en 50.000 al año el ahorro se traduce en 480.000 euros o 4,8 millones de euros si la empresa genera 500.000 facturas al año, con ahorros que pueden llegar al 60%. Los agentes tributarios deducen que la recaudación fiscal se incrementará en la misma proporción, eliminándose el fraude y aflorando la economía sumergida.

Entre los requisitos vigentes para poder lanzar una factura electrónica, se encuentra en primer lugar, obviamente, el consentimiento del destinatario (sea por convencimiento o por obligación, si quiere o le conviene operar con tal cliente o tal proveedor) y en especial su gratuidad (no podrán ser cargados tasas o costes indirectos). Segundo, la legibilidad (aunque el envío sea en un formato electrónico codificado para máquinas, debe poder ser leída por personas humanas). Tercero, la autenticidad del origen (se debe garantizar la identidad del proveedor, así como la del emisor, evitando la suplantación fraudulenta, por ejemplo, mediante firma o marcas de agua electrónicas). Y cuarto, la integridad del contenido (tienen el mismo valor legal que una factura tradicional, pero no debe ni puede haber sido alterada).

En cualquier caso, su éxito técnico se apoyará necesariamente en cuatro pilares fundamentales:

  • -Captura omnicanal de las facturas entrantes para poder manejar la diversidad de formatos (EDI, XML, PDF, HTML… vengan adjuntas por correo electrónico, sean generadas/subidas a un portal o creadas a través de la autoedición, incluyendo el papel durante el momento de la transición).
  • -Interoperabilidad de los sistemas (incluido PEPPOL) para facilitar los intercambios en un entorno cada vez más complejo.
  • -El control de la información obligatoria y de las menciones legales es esencial para cumplir con las obligaciones en cuanto a la trazabilidad de los intercambios, el uso de archivos adjuntos y el acceso al archivo legal durante cinco años.
  • -Automatización de los procesos de tratamiento, desde la recepción de la factura hasta su liquidación.

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Ventajas y beneficios de la adopción inmediata

  • Aumentar la productividad. Al automatizar las tareas que consumen tiempo, puede centrarse en tareas de mayor valor añadido.
  • Ahorro de tiempo. Sus datos se procesan en tiempo real. Tendrá una visión mejorada de la salud actual de su empresa y podrá afinar su toma de decisiones para el periodo actual sin esperar al informe de final de año.
  • Fiabilidad sin precedentes. Los circuitos de datos están preconfigurados y la intervención humana sólo se requiere cuando es imprescindible. El riesgo de error se reduce drásticamente y el control es aún más relevante…
  • Un diferenciador claro. Si adopta hoy las mejores prácticas del mañana, se posicionará como un modelo de negocio en línea con las directivas europeas.
  • Una verdadera simplificación. La automatización permite liberarse de rutinas laboriosas, reduciendo errores y agilizando el propio funcionamiento de la contabilidad, pudiendo dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido.





Fuente Oficial: www.franquiciadores.com

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